TUGAS ERP

Implementasi ERP pada PT. SEMEN GRESIK

Latar Belakang 

PT. Semen Gresik adalah perusahaan bergerak di industri semen, yang didirikan sejak tahun 1957. Walau PT. Semen Gresik bergerak di bidang industri semen, namun PT. Semen Gresik menyadari bahwa perusahaan membutuhkan sebuah sistem informasi IT yang kompleks untuk meningkatkan kinerja perusahaan mereka.

Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian manufakturing.

Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house development) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989, namun aplikasi ini tidak begitu efektif untuk menunjang kinerja PT. Semen Gresik. Aplikasi ini juga tidak membuat bagian-bagian dalam PT. Semen Gresik terintegrasi satu sama lainnya. Oleh karena itu untuk meningkatkan tingkat efektifitas dan  efisiensi kinerja di PT. Semen Gresik, maka pada Oktober 2000 dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik untuk merealisasikan impian PT. Semen Gresik.

Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk mengimplementasikan ERP,yaitu:

1. Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan mampu memberikan informasi yang relevan dan tepat waktu.
2. Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna mendapatkan sinergi yang lebih optimal. Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan integrasi tersebut diantaranya adalah :

ü  Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai subsidiary Semen Gresik (distributor) Semen Gresik tersebar di wilayah Jawa-Bali sehingga membutuhkan sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya agar order dapat segera diproses dan dipenuhi.

ü  Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua puluh tiga gudang penyangga, seratus dua puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order dari distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun gudang penyangga sehingga perlu sistem informasi yang terintegrasi diantara pabrik, gudang dan distributor.

ü  Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan melibatkan Ekspeditur untuk menyelenggarakan jasa transportasi di Semen Gresik, menyebabkan kebutuhan untuk mengintegrasikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengiriman barang terutama dengan pihak Ekspeditur.

Proses Implementasi ERP pada PT. Semen Gresik

Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :

a)      Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan   proses bisnis sesuai tujuan perusahaan.

b)      Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan.

c)      Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi Perusahaan.

d)     Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek.

e)      Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan oleh direksi.

f)       Membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi  proyek.

Setelah melalui proses cukup panjang — memakan waktu hampir 1,5 tahun — Semen Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan. Bahkan, beberapa pemain semen terbesar di dunia menggunakan solusi ini, seperti Lafarge, Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.

Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh mana tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasi. Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkan resistensi terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang menerima terhadap solusi ini.

Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi dan proses ini saja memakan waktu hingga dua tahun.

Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order & Transportation bisa diselesaikan pada Juli 2002.

Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas. Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca Hardaya Perkasa dan Praweda. Ada sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user dari berbagai departemen. Hal yang paling rumit terjadi adalah pada saat implementasi modul Sales Order & Transportation karena untuk modul ini, para user-nya tidak hanya dari kalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko, dan perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100 dan tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Sehingga kendalanya justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi (bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per satu.

PT. Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.

Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik:

1.      Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar.

2.      Perangkat keras (server & client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar.

3.      Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar.

4.      Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar.

5.      Umum & Administrasi: Rp 800 juta.

6.      Tata Ruang: Rp 400 juta.

Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang dilakukan oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :

a)      Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards

b)      Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN)

c)      Membangun infrastruktur server dan database

d)     Membangun tata ruang sistem informasi

e)      Menyusun dokumentasi sistem.

Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah :

Ø  Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”.

Ø  Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses J.D.Edwards.

Ø  Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.

Ø  Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan adanya implementasi ERP.

Kendala dalam Implementasi ERP

Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi dikategorikan menjadi 3 aspek :

1. Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang digunakan di Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris. Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimana Manajer menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses Approval dilakukan melalui media tersebut (model display).
2. Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data).
3. Politik, kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen IT sendiri dan dari luar departemen.

o   Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT inilah yang bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemua departemen. Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa terancam dengan berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh software ERP.

o   Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus dengan penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan.

o   Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat diimplementasikan software karena adanya unsur ”ketidakpercayaan” terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutan bahwa data-data atau laporan-laporan rahasia mereka akan diketahui oleh bagian IT selaku administrator.

Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan pihak Semen Gresik :

§  Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.

§  Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut.

§  Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.

Hasil Implementasi ERP

Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa perbaikan yang diperoleh diantaranya :

v  Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan semen.

v  Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.

v  Meningkatkan keakuratan informasi

v  Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat.

v  Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya user mengaku puas.

Kesimpulan

·         Implementasi ERP pada perusahaan dapat memberikan banyak keuntungan asalkan mampu diimplementasi dengan baik. Namun implementasi ERP merupakan investasi jangka panjang, dimana pada awal implementasi perusahaan harus mengeluarkan modal yang sangat besar dan ROI dapat dirasakan tidak dalam waktu dekat.

·         Dapat disimpulkan beberapa faktor kunci kesuksesan implementasi ERP di PT. Semen Gresik, yaitu : bisnis proses yang matang, manajemen perubahan yang baik, komitmen mulai dari level manajemen sampai ke user, dan perubahan budaya organisasi. PT. Semen Gresik berhasil mengintegrasikan perubahan dengan mempertimbangkan business process, people dan IT.